• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Порядок командирования работников НИУ ВШЭ



Этап 1. Определение источника финансирования/ подача заявки на финансирование командировки

Основанием для направления работника НИУ ВШЭ в командировку может быть:

  • Приглашение принимающей стороны
  • Выписка из протокола заседания комиссии/ совета/ комитета, одобривших командировку
  • Письменное/ устное распоряжение руководителя
  • План работы факультета/ кафедры
  • Договорные обязательства (в случае выполнения работ по заключенному договору с внешним заказчиком)
  • Служебная записка работника НИУ ВШЭ на имя руководителя с просьбой направить его в командировку
  • Иное


Определение источника финансирования обсуждается с руководителем, принимающим решение о направлении работника НИУ ВШЭ в командировку.

Кроме этого, в НИУ ВШЭ существуют дополнительные возможности по финансированию командировок работников НИУ ВШЭ:

1. Центр повышения квалификации 

Условия конкурсного отбора и формы подачи заявок отражены на сайте по каждой из предложенных программ.

И.о. директора — Рожков Михаил Алексеевич

Заместитель директора — Колесникович Василий Павлович

Начальник отдела организационно-методического обеспечения повышения квалификации в России — Филиппова Екатерина Владимировна

2. Программа «Научный фонд НИУ ВШЭ» (раздел «Академическая мобильность»)  

Условия конкурсного отбора и формы подачи заявок отражены на сайте, включая ответственных лиц от факультетов и филиалов.

Исполнительный директор — Юдкевич Мария Марковна, проректор

Начальник Управления академических исследований — Чурикова Ольга Андреевна

3. Дирекция научных исследований и разработок (раздел «Международные научные партнерства»)

Краткая информация по организации конкурса по отбору заявок на поддержку и развитие международных научных партнерств  отражена на сайте.

Директор  — Судариков Алексей Львович

Заместитель директора — Долматов Илья Алексеевич

4. Наукометрический центр (раздел «Международные гранты и конкурсы, доступные сотрудникам НИУ ВШЭ»)

Список зарубежных организаций и научных фондов, которые выдают гранты российским учёным (у каждой организации/ фонда есть свой регламент подачи заявок и конкурсного отбора) представлен на сайте центра.

Директор — Стерлигов Иван Андреевич 

Эксперт —  Еникеева Альфия Асгатовна  

 

Этап 2. Оформление и регистрация служебного задания для направления в командировку и других необходимых сопроводительных документов

Не менее чем за 10 рабочих дней до начала поездки необходимо заполнить, подписать и завизировать в соответствующих подразделениях НИУ ВШЭ служебное задание, а также другие необходимые сопроводительные документы.

Порядок оформления и согласования документов:

2.1. Заполнить служебное задание

 

 Шаблон служебного задания.doc

В служебном задании необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество работника;
  • структурное подразделение (подразделения) и должность (должности) работника;
  • страну и город, в которые командируется работник;
  • название принимающей организации;
  • даты начала и окончания поездки (включая дни проезда);
  • количество календарных дней поездки (включая проезд);
  • количество календарных дней поездки, не считая времени нахождения в пути (обычно — на 1 день меньше, чем в предыдущем пункте);
  • организацию-плательщика: 
a) НИУ ВШЭ, если университет несет все расходы по командированию работника;
b) НИУ ВШЭ и название принимающей организации, если она покрывает часть расходов на поездку (в этом случае все виды таких расходов должны быть перечислены в приглашении от принимающей стороны);
c) название принимающей стороны, если она покрывает все расходы на поездку (это должно быть указано в приглашении от принимающей стороны);

  • основание для командирования работника:
a) приглашение от принимающей организации;
b) выписка из протокола заседания комиссии/ совета/ комитета и т.п., поддерживающих мобильность работников НИУ ВШЭ;
c) приказ на проведение мероприятия;
d) служебная записка на имя руководителя структурного подразделения либо руководителя, курирующего источник финансирования о направлении работника в командировку;
e) поручение руководителя;
f) другие документы в случае необходимости;
  • цель поездки;
  • руководителя (руководителей) подразделения (подразделений).

2.2. Подготовить перевод текста приглашения либо другого документа — основания для командирования — на русский язык (если он на иностранном языке).

2.3. Заполнить служебную записку о направлении работника в командировку либо получить подготовленную выписку из протокола заседания комиссии/ совета/ комитета, одобривших командировку.

Если этого требуют правила оформления документов в рамках соответствующего источника финансирования, заполнить  Служебную записку о направлении в командировку.doc. Выписку из протокола заседания комиссии/ совета/ комитета, одобривших командировку, можно получить у секретаря заседания комиссии/ совета/ комитета.

2.4. Подписать служебное задание и (при наличии) служебную записку.

2.5. Завизировать служебное задание и (при наличии) сопроводительные документы у руководителя подразделения (руководителей подразделений, если командировка оформляется по нескольким должностям командируемого).

2.6. Если необходимо оформить замещение обязанностей на время командировки


сделать следующее:
  • оформить служебную записку на имя ректора с указанием работника НИУ ВШЭ, на которого будут возлагаться обязанности на время командировки;
  • указать в служебной записке: «согласие замещающего имеется» либо проставить подпись замещающего лица;
  • приложить служебную записку о замещении обязанностей к комплекту документов.

2.7. Согласовать и завизировать служебное задание и (при наличии) сопроводительные документы у руководителя, курирующего источник финансирования, либо у другого сотрудника, которому делегированы эти полномочия (куратора источника финансирования). Куратор источника финансирования проставит на служебном задании источник финансирования и свою подпись.

2.8. Обратиться со служебным заданием и (при наличии) сопроводительными документами в Управление бухгалтерского учета (УБУ) для визирования


Адрес УБУ: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, каб. К-414.

Ответственные сотрудники:

Сотрудник УБУ заполнит статьи расходов в служебном задании и поставит свою подпись.

2.9. Обратиться со служебным заданием и (при наличии) сопроводительными документами к куратору источника финансирования в Планово-финансовом управлении (ПФУ) для визирования

Адрес ПФУ: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, корпус К, 4-й этаж.

ФИО куратора источника финансирования в ПФУ и номер его кабинета можно уточнить у руководителя, курирующего источник финансирования, либо у сотрудника, которому делегированы эти полномочия (см. п. 2.7), либо у секретаря заседания комиссии/ совета/ комитета, выдавшего выписку из протокола (см. п. 2.3).

Куратор источника финансирования в ПФУ проверит источник финансирования и проставит на служебном задании свою подпись.

(!) Если источников финансирования командировки несколько, и курируют их разные ответственные сотрудники в ПФУ, необходимо получить подпись (визу) каждого куратора.

2.10. Обратиться со служебным заданием и (при наличии) сопроводительными документами к начальнику ПФУ либо его заместителю, который согласовывает оплату по среднему дней нахождения в командировке и подписывает служебное задание

2.11. Если командировка по Российской Федерации — передать служебное задание и (при наличии) сопроводительные документы в Управление персонала


Адрес УП: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, каб. 543.

Ответственный сотрудник УП:  Стегнина Ольга Андреевна (адрес:  г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, каб. 543, тел.: 8 (495) 621 0042, доб. 11569).

2.12. Если командировка за рубеж — передать служебное задание и (при наличии) сопроводительные документы проректору, координирующему международную деятельность НИУ ВШЭ.

Первый проректор — Радаев Вадим Валерьевич (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, каб. 403, тел.: 8 (495) 628 4886).

Радаев В.В. подписывает и утверждает служебное задание, которое затем передается сотрудниками приемной первого проектора в Управление персонала НИУ ВШЭ.

Этап 3. Подготовка приказа о направлении работника в командировку

3.1. Ответственный сотрудник Управления персонала (УП) готовит приказ о направлении работника в командировку на основании утвержденного и подписанного служебного задания и (при наличии) сопроводительных документов.

3.2. Согласованный и зарегистрированный приказ направляется на ознакомление по СДОУ ответственным сотрудникам Управления бухгалтерского учета (Пирской Ларисе Владимировне, Графовой Наталье Николевне, Евтушенко Татьяне Николаевне).

3.3. После регистрации приказа о направлении работника в командировку, работнику необходимо подписать данный приказ в Управлении персонала НИУ ВШЭ и, при необходимости (например, для получения аванса), получить копию приказа.

В связи с тем, что за каждым подразделением закреплен свой инспектор по кадрам, то информацию, к кому именно нужно подойти, чтобы расписаться и получить копию приказа, можно узнать от ответственного сотрудника УП  Кузнецовой Надежды Николаевны (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, Единая приемная УП, тел.: 8 (495) 772-95-90 доб. 12143).

Для ИСИЭЗ — инспектор по кадрам Чураева Елена Владимировна (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, комн. 543а, тел.: 8 (495) 772-95-90 доб. 12136).

Также по электронной почте можно запросить и получить копию служебного задания с номером приказа о командировании у ответственного сотрудника Управления персонала — Малыхиной Натальи Алексеевны (e-mail: nmalyhina@hse.ru; тел.: 8 (495) 621 6110, 8 (495) 772 9590 доб. 12564; адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, каб. 545).

Этап 4. Получение аванса на командировку и бронирование (оплата) транспортных билетов, проживания и др.

4.1. Если до командировки по РФ осталось менее 7 рабочих дней,  а до заграничной — менее 10 рабочих дней

Командируемый сотрудник оформляет бронирование/ покупку транспортных билетов, проживания и др. самостоятельно за счет собственных средств (с последующим возмещением при сдаче авансового отчета в УБУ по возвращении из командировки).

(!) При бронировании гостиницы необходимо учитывать следующие требования:

Если источник финансирования по поездке — средства федерального бюджета, то:

Если стоимость проживания превышает предельную норму, установленную Минфином России, то сумма превышения может быть компенсирована работнику из прочих внебюджетных источников подразделения.

4.2. Если до командировки по РФ осталось более 7 рабочих дней, а до заграничной — более 10 рабочих дней.

4.2.1. Командируемый работник ожидает выпуска приказа о направлении в командировку, получает в Управлении персонала копию приказа (см. п. 3 Этапа 3 «Подготовка приказа о направлении работника в командировку»).

4.2.2. Пишет служебную записку о выдаче аванса на имя курирующего руководителя (руководителя, курирующего источник финансирования командировки), передает заявление на подпись курирующему руководителю (руководителю, курирующему источник финансирования командировки).  Служебная записка о выдаче аванса на командировку.doc

4.2.3. Служебную записку о выдаче аванса с резолюцией курирующего руководителя передает в Управление бухгалтерского учета  — начальнику отдела учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами  Пирской Ларисе Владимировне (адрес:  г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20,  К-414, тел.: 8 (495) 621 3167, 8 (495) 772 9590 доб. 11107).

 

4.2.4. Через 1-2 рабочих дня получает аванс на командировку либо в кассе НИУ ВШЭ (г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, корпус К, 4-й этаж), либо на банковскую карту.

4.2.5. Покупает/ бронирует транспортные билеты, проживание, оплачивает регистрационные взносы, оформляет визу, медицинскую страховку и др.

4.3. Если источник финансирования командировки разрешает оформление договора с туроператором (подрядной организацией) на оказание услуг по приобретению проездных билетов и бронированию проживания командируемого сотрудника (группы командируемых сотрудников)



4.3.1. Командируемый сотрудник (либо другой сотрудник подразделения, которому делегированы обязанности по заключению подобного рода договоров) обсуждает с Дирекцией по корпоративным закупкам и торгам возможность и условия заключения договора с туроператором (подрядной организацией) на оказание услуг по покупке и бронированию проездных билетов и проживания для командируемого сотрудника (группы командируемых сотрудников).

Начальник отдела закупок — Яковлева Татьяна Андреевна (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, комн. К-315; тел.: 8 (495) 771 3247, 8 (495) 772 9590 доб. 11424). 

4.3.2. Командируемый сотрудник обсуждает с туроператором (подрядной организацией) условия сотрудничества.

4.3.3. После выпуска приказа о направлении в командировку, получает в Управлении персонала копию приказа (см. п. 3 Этапа 3 «Подготовка приказа о направлении работника в командировку»).

4.3.4. Составляет договор с туроператором (подрядной организацией), согласовывает договор с Правовым управлением.

Начальник договорно-правового отдела Правового управления — Климочкина Ольга Юрьевна (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 18, комн. 403; тел.: 8 (495) 621 1325 доб. 22555).

Если предполагается оказание услуг по оранизации командировок ряда сотрудников подразделения в течение продолжительного периода времени (до 1 календарного года), возможно заключение одного договора с туроператором по закупочной процедуре через Дирекцию по корпоративным закупкам и торгам..

4.3.5. На основании заключенного договора туроператор (подрядная организация) осуществляет бронирование и оплату транспортных билетов, проживания, прочих сборов и передает документы командируемому сотруднику (группе командируемых сотрудников).

4.3.6. По возвращении командируемого сотрудника (группы командируемых сотрудников) из командировки, с туроператором (подрядной организацией) подписывается акт сдачи-приемки оказанных услуг. На основании подписанного акта туроператор (подрядная организация) представляет счет за оказанные услуги для оплаты командируемому сотруднику/ менеджеру структурного подразделения командируемого сотрудника (группы командируемых сотрудников).

Этап 5. Составление отчетности по командировке

В течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен подготовить и представить в Управление бухгалтерского учета (УБУ) авансовый отчет (бумажный вариант можно взять в УБУ, в отделе учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20,  К-414).  Форма авансового отчета.pdf

5.1. Если работник оплатил билеты, гостиницу, трансферы, регистрационный взнос и т.п. из собственных средств

сделать следующее:

5.1.1. Запросить по электронной почте копию служебного задания с номером приказа о командировании у ответственного сотрудника Управления персонала (УП) (Ответственный сотрудник Управления персонала (УП) — Малыхина Наталья Алексеевна: e-mail: nmalyhina@hse.ru; тел.: 8 (495) 621 6110, 8 (495) 772 9590 доб. 12564; адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, каб. 545).

5.1.2. Подготовить комплект документов, подтверждающих расходы командированного работника (подотчетного лица)

  • оригиналы оплаченных счетов, квитанций;
  • электронные авиабилеты; оригиналы посадочных талонов;
  • электронные ж/д билеты;
  • в случае командировки за рубеж — копии страниц паспорта с выездным и въездным штампом российского аэропорта, копия главной страницы паспорта;
  • если платежи осуществлялись онлайн — банковскую выписку со штампом банка на день проведения оплаты;
  • если какие-либо отчетные документы представлены на иностранном языке, необходимо сделать копии этих документов и на копиях дать построчный перевод на русском языке.

При возникновении вопросов по комплекту подтверждающих документов необходимо в рабочее время с 09:00 до 13:00 связаться с ответственным лицом УБУ:

5.1.3. При утере подтверждающих документов — оформить служебную записку на имя руководителя, курирующего источник финансирования по командировке, с просьбой компенсировать понесенные расходы. Получить визу руководителя («Согласен»).

5.1.4. Заполнить авансовый отчет.

На стр.1 авансового отчета:

  • указать шифр источника финансирования (указан в копии служебного задания в графе «Источник финансирования»);
  • наименование структурного подразделения работника;
  • ФИО подотчетного лица (командированного работника);
  • указать должность подотчетного лица (командированного работника);
  • указать назначение аванса (написать: «Командировка — страна, город»);
  • внести номер и дату приказа о командировании работника (вписан от руки в верхнем поле на копии служебного задания).


На стр. 2
авансового отчета перечислить по порядку и  в той валюте, в которой они были оплачены, каждый из компенсируемых университетом расходов, понесенных подотчетным лицом:

  • расходы на авиа- либо ж/д билеты,
  • расходы на проживание,
  • расходы на трансферы Москва—аэропорт—Москва (билеты на «Аэроэкспресс»),  аэропорт—гостиница—аэропорт в городе командирования,
  • расходы на оплату регистрационного взноса,
  • расходы на оформление визы, медицинскую страховку,
  • суточные.

(!) При отчетности по проживанию в гостинице необходимо учитывать следующие требования:

Если источник финансирования по поездке — средства федерального бюджета, то:

Если стоимость проживания превышает предельную норму, установленную Минфином России, то сумма превышения может быть компенсирована работнику из прочих внебюджетных источников подразделения.

Суточные в рамках поездки по России рассчитываются по формуле: 700 рублей за каждый календарный день командировки, включая дни проезда.

Суточные по командировке за рубеж рассчитываются, согласно нормам, установленным  Минфином России в приказе от 12.07.2006 г. № 92-н

 Нормы суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения (XLSX, 18 Кб)

за каждый календарный день поездки, за исключением последнего, + 700 рублей за последний день командировки (день на дату возвращения в РФ).

В графе «Израсходовано, всего» указать общие суммы расходов в рублях и в валюте.

Подписать авансовый отчет.

5.1.5. В случае необходимости — заполнить и подписать служебную записку о возмещении командировочных расходов на банковскую карту подотчетного лица (командированного работника)

 

 Служебная записка о переводе средств на банковскую карту.doc

Если служебная записка о возмещении командировочных расходов на банковскую карту не будет предоставлена, возмещаемые средства необходимо будет получить в кассе НИУ ВШЭ лично. Адрес кассы: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, корпус К, 4-й этаж.

5.1.6. Не позднее третьего рабочего дня после возвращения из командировки сдать авансовый отчет с комплектом подтверждающих документов в Управление бухгалтерского учета.


Адрес УБУ: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, каб. К-414

Ответственные сотрудники УБУ:

5.1.7. Если фактически понесенные расходы превышают сумму, утвержденную в процессе подготовки служебного задания и приказа о направлении работника в командировку 


сделать следующее:

5.1.8. Если командированному работнику выдавался аванс

  • Ответственные сотрудники УБУ проверят соотношение выданных и израсходованных средств.
  • Если понесенные работником расходы превышают выданный аванс, работнику необходимо подготовить служебную записку на имя руководителя, курирующего источник финансирования по командировке, с просьбой компенсировать дополнительно понесенные расходы, и получить визу руководителя («Согласен»).
  • Если понесенные работником расходы меньше, чем выданный аванс, работник вносит остаток по выданному авансу в кассу НИУ ВШЭ (Адрес кассы: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, корпус К, 4-й этаж).

5.1.9. Если источник финансирования командировки подразумевает предоставление содержательного отчета о поездке


сделать следующее:
  • запросить форму содержательного отчета у руководителя, курирующего источник финансирования по командировке, либо у другого сотрудника, которому делегированы эти полномочия (куратора источника финансирования);
  • заполнить содержательный отчет о командировке;
  • утвердить содержательный отчет у руководителя структурного подразделения работника (получить подпись руководителя и резолюцию «Утверждаю»);
  • сдать утвержденный содержательный отчет куратору источника финансирования.

5.2. Если расходы по командировке оплачивались в рамках договора с туроператором (подрядной организацией)

сделать следующее:

5.2.1. Согласовать и оплатить счет об оказании услуг по организации поездки туроператором (подрядной организацией)

  • получить от подрядной организации счет и акт (2 экз.) за оказанные услуги (по покупке авиабилетов, оплате проживания, трансферов и т.п.);
  • согласовать данный счет у куратора источника финансирования. Куратор источника финансирования проставит на счете информацию об источнике финансирования и свою подпись;
  • передать счет и акты на подписание ответственному руководителю, координирующему источник финансирования по командировке. Получить на счете резолюцию «Бухгалтерия — к оплате» и подписи руководителя на счете и актах;
  • проставить печати НИУ ВШЭ на актах в Единой приемной (адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, каб. 122, вход с ул. Мясницкой, между бюро пропусков и аркой);
  • сделать копию подписанного счета и акта;
  • передать оригинал счета и 1 экземпляр акта на оплату в УБУ;
  • передать 2-й экземпляр оригинала акта подрядной организации.

5.2.2. Запросить по электронной почте копию служебного задания с номером приказа о командировании у ответственного сотрудника Управления персонала

Ответственный сотрудник УП — Малыхина Наталья Алексеевна (e-mail: nmalyhina@hse.ru; тел.: 8 (495) 621 6110, 8 (495) 772 9590 доб. 12564; адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, каб. 545).

5.2.3. Подготовить комплект документов, подтверждающих те расходы командированного работника (подотчетного лица), которые не были проведены и оплачены в рамках услуг туроператора (подрядной организации)

  • оригиналы оплаченных счетов, квитанций;
  • электронные авиабилеты; оригиналы посадочных талонов;
  • электронные ж/д билеты;
  • в случае командировки за рубеж — копии страниц паспорта с выездным и въездным штампом российского аэропорта, копия главной страницы паспорта;
  • если платежи осуществлялись работником онлайн — банковскую выписку со штампом банка на день проведения оплаты;
  • если какие-либо отчетные документы представлены на иностранном языке, необходимо сделать копии этих документов и на копиях дать построчный перевод на русском языке.

При возникновении вопросов по комплекту подтверждающих документов необходимо в рабочее время с 09:00 до 13:00 связаться с ответственным лицом УБУ:

5.2.4. При утере подтверждающих документов по тем расходам командированного работника, которые не были проведены в рамках услуг туроператора (подрядной организации), оформить служебную записку на имя руководителя, курирующего источник финансирования по командировке, с просьбой компенсировать понесенные расходы, получить визу руководителя («Согласен»).

5.2.5. Заполнить авансовый отчет.

На стр.1 авансового отчета:

  • указать шифр источника финансирования (указан в копии служебного задания в графе «Источник финансирования»);
  • наименование структурного подразделения работника;
  • ФИО подотчетного лица (командированного работника);
  • указать должность подотчетного лица (командированного работника);
  • указать назначение аванса (написать: «Командировка — страна, город»);
  • внести номер и дату приказа о командировании работника (вписан от руки в верхнем поле на копии служебного задания).


На стр. 2
авансового отчета перечислить по порядку и в той валюте, в которой они были оплачены, каждый из тех компенсируемых университетом расходов, которые понес работник, и которые не были проведены и оплачены в рамках услуг туроператора (подрядной организации):

  • расходы на авиа- либо ж/д билеты,
  • расходы на проживание,
  • расходы на трансферы Москва—аэропорт—Москва (билеты на «Аэроэкспресс»), аэропорт—гостиница—аэропорт в городе командирования,
  • расходы на оплату регистрационного взноса,
  • расходы на оформление визы, медицинскую страховку,
  • суточные.
Если источник финансирования по поездке — средства федерального бюджета, стоимость проживания в одноместном стандартном номере в сутки не должна превышать предельных норм, установленных Минфином России в приказе от 12.07.2006 г. № 92-н

 Нормы суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения (XLSX, 18 Кб)

Если стоимость проживания превышает предельную норму, установленную Минфином России, то сумма превышения может быть компенсирована работнику из прочих внебюджетных источников подразделения.


Суточные в рамках поездки по России рассчитываются по формуле: 700 рублей за каждый календарный день командировки (включая дни проезда).

Суточные по командировке за рубеж рассчитываются, согласно нормам, установленным Минфином России в приказе от 12.07.2006 г. № 92-н 

 Нормы суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения (XLSX, 18 Кб)

за каждый календарный день поездки, за исключением последнего, + 700 рублей за последний день командировки (день на дату возвращения в РФ).


В графе «Израсходовано, всего»
указать общие суммы расходов в рублях и в валюте.

Подписать авансовый отчет.

5.2.6. В случае необходимости — заполнить и подписать служебную записку о возмещении командировочных расходов на банковскую карту подотчетного лица (командированного работника).



 Служебная записка о переводе средств на банковскую карту.doc

Если служебная записка о возмещении командировочных расходов на банковскую карту не будет предоставлена, возмещаемые средства необходимо будет получить в кассе НИУ ВШЭ лично работником (адрес кассы: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, корпус К, 4-й этаж).

Не позднее третьего рабочего дня после возвращения из командировки сдать авансовый отчет с комплектом подтверждающих документов в УБУ (адрес  УБУ: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, каб. К-414).

Ответственные сотрудники УБУ:

5.2.7. Если фактически понесенные работником расходы превышают сумму, утвержденную в процессе подготовки служебного задания и приказа о направлении работника в командировку


сделать следующее:

5.2.8. Если командированному работнику выдавался аванс, ответственные сотрудники УБУ проверят соотношение выданных и израсходованных работником средств.

5.2.9. Если понесенные работником расходы (из собственных средств)

  • превышают выданный аванс, работнику, то необходимо подготовить служебную записку на имя руководителя, курирующего источник финансирования по командировке, с просьбой компенсировать дополнительные понесенные расходы; получить визу руководителя («Согласен»).
  • меньше, чем выданный аванс, то работник вносит остаток аванса в кассу НИУ ВШЭ (адрес кассы: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20, корпус К, 4-й этаж). 

5.2.10. Если источник финансирования командировки подразумевает предоставление содержательного отчета о поездке

необходимо сделать следующее:

  • запросить форму содержательного отчета у руководителя, курирующего источник финансирования по командировке либо у другого сотрудника, которому делегированы эти полномочия (куратора источника финансирования);
  • заполнить содержательный отчет о командировке;
  • утвердить содержательный отчет у руководителя структурного подразделения работника (получить подпись руководителя и резолюцию «Утверждаю»;
  • сдать утвержденный содержательный отчет куратору источника финансирования.





Подготовлено проектной командой административного кадрового резерва НИУ ВШЭ (проект «Бизнес-процессы для жизни») совместно с ИГМУ — Центром ИТ-консалтинг


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!